smartPROJECT – ERP Projektmanagement, das Ordnung schafft

Kennen Sie das? Projekte laufen parallel, Daten liegen verstreut in Excel, die Ressourcenplanung funktioniert irgendwie – aber wirklich transparent ist nichts. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, wird es Zeit für ein ERP-System, das Projektmanagement und ERP-Projektverwaltung vereint.

smartPROJECT ist die Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Das System bringt alle Projektdaten zentral in Ihrem ERP zusammen: Aufgaben, Ressourcen, Budgets, Termine und Abrechnungen. Alles in einem System, keine Insellösungen mehr.

Entwickelt für Architekten, Ingenieure, Systembauer und IT-Dienstleister – alle, die viele Projekte parallel steuern und dabei den Überblick behalten wollen.

Projektmanagement mit Microsoft wird zum ERP-Werkzeug

Microsoft Projektmanagement bedeutet bei smartPROJECT: Ihre Projekte laufen nicht isoliert, sondern sind vollständig in Ihr ERP-System integriert. Aufgabenplanung, Budgetüberwachung, Fristen und Meilensteine fließen direkt in Microsoft Business Central – verknüpft mit Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und Ressourcenmanagement.

Das Ergebnis? Ein Dashboard für die zentrale Projektverwaltung, das alle Kennzahlen auf einen Blick zeigt. Ihre Teams reagieren schneller, Risiken werden frühzeitig sichtbar, und Projekte lassen sich effizienter abschließen. Keine Datenlücken mehr zwischen Projektmanagement und Buchhaltung – nur klare Prozesse, die funktionieren.

Durch die ERP-Integration nutzen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Engpässe werden rechtzeitig erkannt, und Ihre Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten aus dem ERP-System.

smartPROJECT – Ihre Vorteile auf einem Blick

Schluss mit Excel-Chaos: Alle Projektdaten zentral im ERP-System – keine verstreuten Listen mehr
Integriertes Projektmanagement: Business Central als ERP-Basis für automatisierte Workflows und transparente Prozesse
Automatische Rechnungspläne: Behalten Sie Ihre Finanzen im Griff – verknüpft mit der ERP-Buchhaltung
Echtzeit-Reports: Budget- und Zeitkontrolle direkt aus dem ERP
Ressourcenplanung: Sehen Sie auf einen Blick, wer an welchem Projekt arbeitet
GAEB & HOAI integriert: Für Architekten und Ingenieure – direkt im System
Meilenstein-Steuerung: Projekte effizient steuern, Termine halten

HOAI-Kalkulation im ERP integriert

Architekten und Ingenieure kennen die Herausforderung: Honorare nach HOAI müssen präzise kalkuliert werden. Mit smartPROJECT berechnen Sie Honorare rechtssicher und automatisch – direkt in Ihrem ERP System Projektmanagement.

Preislisten, Zuschlagskalkulationen und Honorartafeln nach HOAI sind hinterlegt. Sie geben Ihre Projektdaten ein, und das System übernimmt die Berechnung. Von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung – alles verknüpft mit Business Central.

Die HOAI-Kalkulation ist nahtlos in das ERP-System integriert und arbeitet mit den Projektdaten aus Business Central zusammen.

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GAEB-Datenaustausch im ERP-System

Für Architekten, Ingenieure und Bauprojekt-Manager ist der GAEB-Standard unverzichtbar. Mit smartPROJECT erledigen Sie den Datenaustausch im GAEB-Format direkt aus Ihrem ERP Projektmanagement heraus.

Leistungsverzeichnisse werden importiert, Kalkulationen laufen automatisch, und Angebote gehen schneller raus – alles nahtlos in Ihr Microsoft Business Central integriert. Keine manuelle Übertragung, keine Fehler, keine parallelen Tools.

Das GAEB-Add-on macht smartPROJECT zur praktischen Lösung für alle, die digitale Ausschreibungsprozesse im ERP-System abbilden wollen.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zu smartPROJECT

Grundlagen

Was ist ERP Projektmanagement?

Projektmanagement im ERP bedeutet, dass Ihre Projekte nicht isoliert verwaltet werden, sondern direkt in Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP) System laufen. Bei smartPROJECT heißt das: Projektverwaltung und Projektsteuerung laufen zentral – alle Projektdaten fließen in Microsoft Business Central, verknüpft mit Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung.

Der Vorteil: Wenn Sie ein Projekt starten, werden automatisch Ressourcen zugeordnet, Budgets reserviert, Zeiten erfasst und Rechnungen erstellt – alles in einem System. Sie vermeiden Medienbrüche und doppelte Datenpflege. Das Controlling hat Echtzeit-Zugriff auf Projektdaten, und Ihre Teams arbeiten effizienter.

Für Unternehmen mit projektbasiertem Geschäftsmodell ist diese integrierte Steuerung unverzichtbar. Sie schafft Transparenz und sorgt dafür, dass Entscheidungen auf aktuellen Daten basieren – nicht auf veralteten Excel-Listen.

Was ist Microsoft Projektmanagement?

Projektmanagement mit Microsoft bezeichnet die Steuerung von Projekten mithilfe von Microsoft-Technologien – insbesondere Microsoft Dynamics 365 Business Central. Bei smartPROJECT läuft Ihre gesamte Projektarbeit auf einer ERP-Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde.

Der Vorteil: Sie nutzen eine vertraute Umgebung, die viele Ihrer Mitarbeiter bereits kennen. Aufgaben, Termine, E-Mails und Projektdaten sind verknüpft, und Ihre Teams arbeiten effizienter zusammen. Das bedeutet auch: automatische Updates, Cloud-Verfügbarkeit und Zugriff von überall.

Durch die Business Central Basis erhalten Sie ein ERP-System fürs Projektmanagement, das nicht nur Ihre Projekte verwaltet, sondern auch Finanzen, Zeiterfassung und Ressourcen zentral abbildet.

Für wen ist smartPROJECT geeignet?

smartPROJECT richtet sich an Unternehmen, die viele Projekte parallel steuern und dabei den Überblick behalten wollen. Besonders profitieren:

Architekten und Planungsbüros: HOAI-Kalkulation, GAEB-Integration, Honorarberechnung – alles im System.
Ingenieure und Baufirmen: Ressourcenplanung, Terminberechnung, Budgetüberwachung für komplexe Bauprojekte.
Systembauer: Projektabwicklung von der Angebotsphase bis zur Abrechnung, vollständig integriert.
IT-Dienstleister: Management von Kundenprojekten, Zeiterfassung und flexible Abrechnung.

Wenn Sie mehr als 5-10 Projekte gleichzeitig betreuen und eine professionelle ERP-Projektverwaltung benötigen, ist smartPROJECT die richtige Wahl. Die Lösung basiert auf Microsoft Business Central – einem ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen.

Vorteile & Nutzen

Welche Vorteile bietet Projektmanagement im ERP?

Projektmanagement im ERP bringt mehrere entscheidende Vorteile:

Zentrale Datenhaltung: Alle Projektinformationen liegen in einem System. Keine verstreuten Excel-Listen mehr.
Transparenz: Dashboard und Reports zeigen Ihnen jederzeit, wo Ihre Projekte stehen – direkt aus dem System.
ERP-Integration: Finanzen, Zeiterfassung und Projektsteuerung sind in Business Central miteinander verbunden. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.
Automatisierung: Rechnungspläne, Zahlungsübersichten und Terminberechnungen laufen automatisch.
Bessere Zusammenarbeit: Ihre Teams sehen, wer an welchem Projekt arbeitet und welche Aufgaben anstehen.

Der größte Vorteil: Sie holen sich keine weitere Insellösung ins Haus, sondern eine vollständig integrierte Projektmanagement-Lösung.

Warum ERP-Projektmanagement statt Excel?

Excel ist flexibel – aber wenn Ihre Projekte wachsen, stößt Excel an Grenzen:

❌ Keine zentrale Datenbasis: Jeder pflegt seine eigene Excel-Liste.
❌ Fehleranfällig: Formeln werden überschrieben, Daten gehen verloren.
❌ Keine Integration: Excel spricht nicht mit Ihrer Buchhaltung oder Zeiterfassung.
❌ Keine Echtzeitdaten: Ist das Budget noch aktuell?

Ein ERP-System fürs Projektmanagement löst diese Probleme:

✅ Zentrale Datenhaltung: Alle arbeiten im gleichen System.
✅ Automatisierung: Rechnungspläne und Ressourcenplanung laufen automatisch.
✅ Integration: Alle Daten sind mit Business Central verknüpft.
✅ Echtzeitdaten: Dashboard zeigt immer den aktuellen Stand.

Für professionelles Projektmanagement reicht Excel nicht. Mit einem integrierten ERP-System holen Sie sich eine Lösung, die speziell für projektbasierte Unternehmen entwickelt wurde.

Funktionsweise

Wie funktioniert die GAEB-Integration im ERP?

Die GAEB-Integration ermöglicht den direkten Import von GAEB-Dateien in Ihre Projektmanagement-Lösung. GAEB ist der Standard für digitale Leistungsverzeichnisse in der Baubranche.

So funktioniert es:

GAEB-Datei erhalten
Import in smartPROJECT (wenige Klicks)
Automatische Übernahme ins System
Kalkulation direkt im ERP
Angebotserstellung und Export

Ihre Vorteile durch die Integration:

✅ Keine manuelle Übertragung
✅ Automatisierte Prozesse
✅ GAEB-Dateien zentral verwalten
✅ Von der Ausschreibung bis zur Abrechnung in einem System

Die GAEB-Integration ist ein Add-on und speziell für Architekten, Ingenieure und Bauunternehmen entwickelt, die digitale Ausschreibungen zentral verwalten wollen.

Wie funktioniert die HOAI-Kalkulation im ERP?

Die HOAI-Kalkulation ermöglicht Architekten und Ingenieuren, Honorare nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) automatisch zu berechnen.

So läuft die Kalkulation ab:

Projektdaten erfassen
HOAI-Tabellen sind hinterlegt
Automatische Berechnung
Transparenz durch Systemdaten
Rechnungsstellung verknüpft mit Business Central

Ihre Vorteile durch die Integration:

✅ Rechtssicherheit durch systematische Berechnung
✅ Zeitersparnis – keine Excel-Kalkulationen
✅ Transparenz durch aktuelle Daten
✅ HOAI-Kalkulation vollständig integriert

Die HOAI-Kalkulation ist ein Add-on und speziell für Planungsbüros entwickelt, die professionell arbeiten.

Kann smartPROJECT mit anderen Systemen integriert werden?

smartPROJECT basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central – einem ERP-System, das speziell für Integration entwickelt wurde. Das heißt: Das System kann mit verschiedenen Anwendungen verknüpft werden.

Typische Integrationen:

Microsoft 365: Outlook, Teams, OneDrive verknüpft
CRM-Systeme: Projektanfragen aus dem Vertrieb
Zeiterfassungssysteme: Zeiten fließen automatisch ins System
Buchhaltung: Business Central ist selbst ein ERP mit Buchhaltung
Dokumentenmanagement: SharePoint oder DMS integriert

Die Integration erfolgt über APIs, die Business Central standardmäßig bereitstellt. SONAPRO unterstützt Sie bei der Integration.

Implementierung

Cloud oder On-Premise – was ist besser für mein Unternehmen?

Bei SONAPRO haben Sie die Wahl, wie Sie Ihr ERP-System für Mittelstand betreiben möchten. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Cloud-ERP:

Vorteile:

Kein eigenes Rechenzentrum nötig
Weltweiter Zugriff von jedem Gerät
Automatische Updates & Backups
Niedrige Einstiegskosten (monatliche Miete statt Einmalinvestition)
Schnelle Implementierung (oft in wenigen Wochen)
Skalierbar bei Wachstum

Nachteile:

Abhängigkeit von Internetverbindung
Monatliche Kosten laufen dauerhaft
Weniger Individualisierungsmöglichkeiten

Ideal für:

Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung
Teams, die remote oder von mehreren Standorten arbeiten
KMU, die schnell starten möchten
Firmen mit begrenztem Budget für Einmalinvestitionen

On-Premise-ERP:

Vorteile:

Daten bleiben auf eigenen Servern (volle Kontrolle)
Unabhängig von Internetverbindung
Maximale Individualisierung möglich
Einmalige Lizenzkosten (keine monatlichen Zahlungen)
Höchste Sicherheit bei sensiblen Daten

Nachteile:

Eigenes Rechenzentrum oder Server-Raum nötig
IT-Abteilung für Wartung erforderlich
Updates müssen manuell eingespielt werden
Höhere Einstiegskosten
Längere Implementierungszeit

Ideal für:

Unternehmen mit eigener IT-Abteilung
Firmen mit hohen Sicherheitsanforderungen
Betriebe, die langfristig planen
Unternehmen mit stabilen Prozessen (wenig Wachstum)

Hybrid-Modell:

Sie können auch eine Kombination wählen:

Kritische Daten On-Premise (z.B. Finanzen)
Weniger sensible Bereiche in der Cloud (z.B. Zeiterfassung)

Unsere Empfehlung: Für die meisten KMU ist Cloud-ERP die richtige Wahl. Die Vorteile (Flexibilität, automatische Updates, geringere IT-Kosten) überwiegen in den meisten Fällen. Wir beraten Sie gerne kostenlos, welche Variante für Ihr Unternehmen optimal ist.

Wie läuft der Implementierungsprozess ab?

Ein Implementierungsprozess startet mit einem kurzen Erstgespräch. In diesem klären wir Ihre Anforderungen und geben einen ersten Einblick in passende ERP-Lösungen.

Danach folgt die GAP/FIT-Analyse. Hier gleichen wir Ihre Prozesse mit den bestehenden Funktionen von Business Central sowie unseren Add-ons ab. Lücken werden definiert und als Grundlage für das Projekt festgehalten.

Im nächsten Schritt beginnt die eigentliche Umsetzung. Wir arbeiten iterativ, schließen definierte Gaps und binden Ihre Key User eng ein, damit Sie schnell mit einem funktionsfähigen System starten können.

Die Gesamtdauer hängt von Ihren Anforderungen und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Wenn Sie wissen möchten, wie lange die Implementierung in Ihrem konkreten Fall dauert, melden Sie sich gern bei uns.

Kosten & Support

Was kostet die Projektmanagement-Lösung?

SONAPRO bietet smartPROJECT in drei Dienstleistungspaketen an, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Unterstützungsbedarfe zugeschnitten sind:

⚡Basis-Paket: 2.900 €

Empfohlen für: Bis zu 10 Mitarbeiter

Ideal für: Unternehmen, die aktiv bei der Implementierung mitwirken möchten
Enthält: 30-Tage-Testlizenz, technische Grundeinrichtung, Rapid Start-Assistent für Stammdatenübernahme, Schulungsvideos + 1 FAQ-Session
Lösung: Nur Cloud

🚀Pro-Paket: 7.900 €

Empfohlen für: 11-50 Mitarbeiter

Ideal für: Unternehmen mit Bedarf an gezielter Beratung

Enthält: Alles aus Basis + 3 Key-User Onboarding-Sessions mit SONAPRO-Beratern

Lösung: Cloud und On-Premises

👑Ultimate-Paket: ab 29.900 €

Empfohlen für: Ab 51 Mitarbeiter

Ideal für: Unternehmen, die maximale Entlastung wünschen

Enthält: Alles aus Pro + GAP/FIT-Analyse, iterative Workshops mit Inhouse-Beratern, persönlicher Ansprechpartner während des gesamten Projekts

Lösung: Cloud und On-Premises

Zusätzliche Kosten:

Microsoft-Lizenzen: Business Central wird pro Benutzer und Funktionsumfang lizenziert (nicht in den Paketpreisen enthalten)
- Add-ons: GAEB- und HOAI-Kalkulation können optional ergänzt werden

Individuelle Systemanpassungen: Nach Aufwand, separates Angebot

Die Implementierung der ERP-Projektverwaltung erfolgt in allen Paketen Schritt für Schritt – von der Analyse über die Konfiguration bis zum Go-Live.

Detaillierte Informationen zu allen Leistungspaketen finden Sie auf unserer Preisseite.

SONAPRO erstellt Ihnen gerne ein individuelles Angebot, das exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Gibt es eine Demo für das System?

Ja, SONAPRO bietet eine unverbindliche Demo von smartPROJECT an. In der Demo zeigen wir Ihnen:

✅ Dashboard & Übersicht
✅ Projektanlage im System
✅ Ressourcenplanung
✅ Budgetüberwachung
✅ GAEB & HOAI
✅ Fragen & Antworten zur Integration

Die Demo dauert ca. 60 Minuten und findet online statt. Nach der Demo können Sie entscheiden, ob smartPROJECT die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist.