Allgemeine Geschäftsbedingungen

(Des weiteren AGB genannt) der SONAPRO Informationssysteme GmbH.

Stand : 01.01.2007

Gegenstand und Zielsetzung

Gegenstand dieser AGB ist die Definition der allgemeinen Geschäftsbedingungen der SONAPRO Informationssysteme GmbH für die Lieferung und Anpassung von Softwareprodukten. Diese AGB ersetzt keine Lizenzbedingungen von Softwareherstellern. Zielsetzung der individuell zu beauftragten Softwareanpassungen ist die Erstellung und Lieferung von kundenindividuellen Anpassungen zwecks Integration selbiger in Standardsoftwareprodukte.

Übergabe- und Abnahme

Nach Abschluss der Anpassungen erfolgt die Übergabe zur Funktionsprüfung an den Auftraggeber. Die Funktionsprüfung ist befristet auf einen Zeitraum von 4 Wochen. Auf Verlangen der SONAPRO oder des Auftraggebers wird, wenn notwendig, die Funktionsprüfung gegenüber dem ursprünglich vorgesehenen Zeitraum angemessen verlängert. Eine Verlängerung des Zeitraumes bedarf der beiderseitigen Zustimmung, die nur aus wichtigem Grund verweigert werden darf. Nach erfolgreich durchgeführter Funktionsprüfung erklärt der Auftraggeber schriftlich die Abnahme. Die Funktionsprüfung gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn die Softwarelösung in allen Punkten die vertraglich vorgesehenen Anforderungen erfüllt. Die letztendliche Integration in die Produktivdatenbank erfolgt durch den Auftraggeber in Eigenverantwortung.

Fehler, die die Funktionalität der Lösung selbst oder die Funktionalität einzelner Module der Lösung für den ungehinderten Betriebsablauf des Auftraggebers nur unwesentlich beeinträchtigen, verhindern die Abnahme nicht. Solche Fehler werden in der Abnahmeerklärung dokumentiert und sind durch SONAPRO unverzüglich zu beseitigen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, der SONAPRO unverzüglich Mitteilung zu machen, wenn ihm während der Funktionsprüfungen Abweichungen gegenüber den vertraglich festgelegten Anforderungen bekannt werden. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Abnahme unverzüglich mit Abschluss der erfolgreich durchgeführten Funktionsprüfung zu erklären. Sollte der Auftraggeber dieser Verpflichtung nicht nachkommen, kann die SONAPRO dem Auftraggeber schriftlich eine Frist von 2 Wochen zur Abgabe dieser Erklärung setzen. Kommt der Auftraggeber der Auforderung innerhalb dieser Frist nicht nach, gilt die Abnahme als erfolgt.

Mit der Übergabe erfolgt die Übergabe der endgültigen Programmdokumentation. Sämtliche Verwertungsrechte an der endgültigen Programmdokumentation verbleiben bei SONAPRO. Der Auftraggeber ist berechtigt, für interne Zwecke Vervielfältigungen und Kurzfassungen dieser Dokumentation zu erstellen und zu nutzen.

Änderungsverfahren

Der Auftraggeber und SONAPRO sind sich bewusst, dass im Zuge der Durchführung der Anpassungen Änderungen an den vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich werden können. In diesem Fall ist gemäß den folgenden Absätzen vorzugehen, soweit sich nicht spezielle Regelungen aus der jeweiligen Beauftragung ergeben.

Der Vertragspartner, der eine Änderung oder Ergänzung des in dem Auftrag definierten Leistungsumfanges für erforderlich hält, teilt dem anderen Vertragspartner die gewünschte Änderung schriftlich mit. Die Mitteilung soll bereits den Vorschlag für eine Vertragsänderung enthalten. Der andere Vertragspartner prüft das Änderungsangebot auf seine technische, organisatorische und wirtschaftliche Machbarkeit und Zumutbarkeit innerhalb von längstens 2 Wochen. Liegt eine Stellungnahme des anderen Vertragspartners nach 2 Wochen nicht vor und lässt der andere Vertragspartner auch eine schriftlich zu setzende Nachfrist von weiteren 2 Wochen ungenutzt verstreichen, so verpflichtet sich dieser Vertragspartner zur Zahlung einer Konventionalstrafe je angefangene Woche in Höhe von 0,5 %, maximal 5 % auf die Gesamtsumme des angebotenen Änderungsvertrages. Die Vertragspartner sind verpflichtet, berechtigte Änderungs- und Ergänzungswünsche des jeweils anderen Vertragspartners wohlwollend zu prüfen. Ist der andere Vertragspartner mit dem Änderungsangebot einverstanden, kommt mit dem Zugang einer entsprechenden schriftlichen Mitteilung an den änderungswünschenden Vertragspartner die Änderungsvereinbarung zustande, die bei Zusatzleistungen entsprechend der vereinbarten Tagessätze abgerechnet wird. Weicht der andere Vertragspartner von dem Angebot ab, so unterbreitet er schriftlich ein geändertes Angebot. Die Änderungsvereinbarung kommt dann mit der schriftlichen Zustimmung des Vertragspartners zustande. Kommt eine Einigung nicht zustande, gilt die gewünschte Vertragsänderung als abgelehnt.

Duldet die Durchführung einer gewünschten Leistung keinen Aufschub, so ist sie auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers auch dann von SONAPRO auszuführen, wenn das Änderungsverfahren noch nicht abgeschlossen sein sollte und die Ausführung keine unzumutbare Anforderung an SONAPRO stellt. Kommt eine Einigung nicht zustande, hat SONAPRO Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Mehraufwendungen. Änderungswünschen sind grundsätzlich schriftlich vorzugeben sowie eindeutig und umfassend zu spezifizieren. Führt eine Änderung im Sinne der vorstehenden Absätze zu einer Terminverschiebung, so werden die Vertragspartner einvernehmlich eine neue Terminierung festlegen. Für alle Änderungen / Ergänzungen gelten die vereinbarten Honorarsätze.

Mitwirkungspflicht

Basis der Zusammenarbeit ist eine gemeinsame zielorientierte Vorgehensweise, die von SONAPRO und dem Auftraggeber den beiderseitigen Willen zur Mitarbeit voraussetzt. Das Mitwirken des Auftraggebers schafft die Basis für den Erfolg der jeweiligen Beauftragung und den größtmöglichen Nutzen des Unternehmens während des Produktivbetriebes. In diesem Sinne wird der Auftraggeber die Tätigkeiten der SONAPRO unterstützen und alle Voraussetzungen schaffen, die zur ordnungsgemäßen Durchführung dieses Vertrages erforderlich sind. Hierzu zählen u.a.

Herbeiführen von fachlichen, organisatorischen und projektspezifischen Entscheidungen. Ausgangsbasis hierfür ist, dass SONAPRO Alternativvorschläge hinsichtlich in Frage kommender Lösungen unterbreitet. Die Entscheidung über den favorisierten Weg ist dann innerhalb von drei Werktagen seitens des Auftraggebers zu treffen, um Verzögerungen der Termine und damit verbundene Aufwandserhöhungen zu vermeiden.
Unterstützen der SONAPRO bei seinen Aufgaben durch aktive Unterstützung bei z.B. dem Erfassen von Daten. Insbesondere sollten Mitarbeiter der Fachabteilungen des Auftraggebers bei den Releaseworkshops und der Testphase mitwirken, wodurch sich erhebliche Lern- und Qualitätssicherungseffekte einstellen.
Bereitstellen von benötigtem firmenspezifischem Know-How und Informationen.
Freistellung und Verfügbarkeit von Mitarbeitern, die für die Mitarbeit vorgesehen sind, in dem Umfang, der mit den Projektleitern jeweils vereinbart wurde (mindestens 1 Mitarbeiter pro Fachbereich)
Mitwirkung der Key-User bei der Erstellung von Dokumentationen, insbesondere bei der Anwenderdokumentation (sofern nicht gesondert beauftragt ist die Erstellung und Lieferung nicht Bestandteil der jeweiligen Anpassungen).
Innerbetriebliche Umsetzung der erarbeiteten Organisationen und Geschäftsprozesse.

Die Verantwortung für die fachliche und unternehmensspezifische Richtigkeit der jeweiligen Beauftragung liegt beim Auftraggeber. Die fachlichen Ansprechpartner werden durch den Projektleiter seitens des Auftraggebers rechtzeitig benannt und koordiniert.

Entstehende Wartezeiten durch die schuldhafte Nichteinhaltung der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers und die sich daraus ergebenden Mehraufwände seitens SONAPRO werden nach Aufwand gesondert in Rechnung gestellt.

Gewährleistung

SONAPRO gewährleistet, das Programm und Dokumentation nicht mit Mängeln behaftet sind, die den Wert oder die Tauglichkeit zu dem gewöhnlichen oder nach dem Vertrag vorausgesetzten Gebrauch aufheben oder mindern.

Die Gewährleistungsfrist beträgt 24 Monate und beginnt mit der Endabnahme.

Mängel, die nicht schon in der Abnahmeerklärung aufgeführt wurden, hat der Auftraggeber der SONAPRO unverzüglich nach Entdeckung zu melden. Diese Meldung ist mit einer konkreten Mängelbeschreibung zu verbinden. Der Auftraggeber stellt der SONAPRO auf Anforderung Unterlagen und Informationen zur Verfügung, die die SONAPRO zur Beurteilung und Beseitigung der Mängel benötigt.

Die Gewährleistung gilt für die mit der SONAPRO abgestimmten Betriebssystemumgebungen und Hardwarekonfigurationen, welche im Pflichtenheft beschrieben sind. Die Gewährleistung entfällt, soweit der Auftraggeber ohne Zustimmung der SONAPRO die Softwarelösung selbst ändert oder durch Dritte ändern lässt, es sei denn, der Auftraggeber weist nach, dass die noch in Rede stehenden Mängel nicht durch die von ihm oder dem Dritten vorgenommenen Änderungen verursacht wurden, oder der Auftraggeber handelt in Gemäßheit seiner Rechte aus § 637 BGB (Selbstvornahme). Im Falle der Selbstvornahme ist der Auftraggeber verpflichtet, den Zustand der Software vor Beginn der Selbstvornahmehandlung angemessen zu dokumentieren und an SONAPRO eine Ausfertigung der Dokumentation zu übersenden.

Der Auftraggeber hat SONAPRO im Gewährleistungsfall zur Vornahme aller notwendigen Arbeiten die angemessene Zeit und Gelegenheit zu geben. Der Auftraggeber stellt bei Meldung eines Mangels die von SONAPRO für die Mängelbeseitigung geforderten Informationen bereit und wird SONAPRO bei der Beseitigung der Mängel nach Kräften unterstützen. Für die Dauer der Gewährleistung ist SONAPRO berechtigt, die der Gewährleistung unterliegenden Programme auf die eigenen Anlagen zu kopieren.

Die Gewährleistungspflicht von SONAPRO erstreckt sich nicht auf Fehler, die auf Änderungen der Software beruhen, welche vom Auftraggeber oder von Dritten (soweit nicht Unterauftragnehmer der SONAPRO) durchgeführt wurden. Sollte sich während einer Fehlerbehebung herausstellen, dass Änderungen nicht durch SONAPRO bzw. durch Unterauftragnehmer der SONAPRO vorgenommen wurden und sollten selbige Änderungen die Ursache für den Fehler sein, erfolgt eine Berechnung durch SONAPRO nach erbrachter Leistung zu den zu diesem Zeitpunkt gültigen Vergütungssätzen.

Ansprüche des Auftraggebers auf den Ersatz von Mangel.- und Mangelfolgeschäden gegen die SONAPRO werden der Höhe nach auf einen Betrag in Höhe von 1.500.000,– Euro begrenzt. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers –gleichgültig aus welchen Rechtsgründen- gegen die SONAPRO sind, soweit nachstehend nichts anderes geregelt ist, ausgeschlossen, insbesondere ein Anspruch auf Ersatz von Schäden, die nicht an der gelieferten Software selbst entstehen und/oder bestehen (z.B. entgangener Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Folgeschäden, sonstige Vermögensschäden); diese Haftungsfreizeichnung gilt nicht, soweit SONAPRO aufgrund Vorsatzes, grober Fahrlässigkeit oder in Fällen des Fehlens zugesicherter Eigenschaften zwingend haftet. Hat SONAPRO wesentliche Vertragspflichten fahrlässig, aber nicht grob fahrlässig verletzt, beschränkt sich die Haftung von SONAPRO auf den Ersatz des typischen, vorhersehbaren Schadens, jedoch maximal 1.500.000,– Euro.

Preise

Es gelten, soweit nicht anders schriftlich vereinbart, ausschließlich die in der jeweils gültigen Preisliste aufgeführten Preise.

Unterlieferanten

SONAPRO kann für die Leistungserbringung nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers Unterauftragnehmer einsetzen. Der Einsatz von Unterauftragnehmern entbindet SONAPRO jedoch nicht von der Gesamtverantwortung für die Erfüllung der Leistungsverpflichtungen.

Geheimhaltung

Die Vertragspartner verpflichten sich, sämtliche ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit zugängig werdenden Informationen, die als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Partei erkennbar sind, unbefristet geheim zuhalten und sie, sofern nicht zur Erreichung des Vertragszweckes geboten- weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben noch zu verwerten. Die Vertragspartner werden durch geeignete vertragliche Abrede mit den für sie tätigen Arbeitnehmern und Beauftragten sicherstellen, daß auch diese unbefristet jede Verwertung, Weitergabe oder unbefugte Aufzeichnungen solcher Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse unterlassen.

Abwerben von Mitarbeitern

Die SONAPRO und der Auftraggeber unterlassen die Abwerbung von Mitarbeitern des Vertragspartners, die unmittelbar oder mittelbar mitarbeiten, während der Dauer der Geschäftsbeziehung und im Anschluss daran für die Dauer von weiteren 12 Monaten.

Übertragung eines Nutzungsrechtes

Der Auftraggeber und seine Tochtergesellschaften haben ein Nutzungsrecht an den Individualentwicklungen. Hinsichtlich der Standardsoftware von Microsoft Dynamics NAV sowie der Standardmodule der SONAPRO und denen der Unterauftragnehmer gelten die entsprechenden Lizenzrechte. Die Microsoft Dynamics NAV Lizenzrechte sind Bestandteil jeder Beauftragung.

Konventionalstrafe

SONAPRO verpflichtet sich, für den Fall der durch SONAPRO fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführten Überschreitung des Übergabetermins und der hierdurch bedingten völligen oder teilweisen Funktionsunfähigkeit der Softwarelösung je Woche 0,5%, maximal 5,0%, auf die jeweils beauftragten Positionen. Dies gilt nicht bei Fehlern, die die Gesamtfunktionalität nur unwesentlich beeinträchtigen.

Zuständigkeiten und Gerichtsstand

Gerichtsstand ist, sofern nichts anderes gemeinsam vereinbart wurde, grundsätzlich Chemnitz.

AGBs als Download

Terms and Conditions

(Furthermore referred to as the General Terms and Conditions) of SONAPRO Informationssysteme GmbH.

As of 01.01.2007

Subject and objective

The subject of these General Terms and Conditions is the definition of the general terms and conditions of SONAPRO Informationssysteme GmbH for the delivery and adaptation of software products. These terms and conditions do not replace any license conditions of software manufacturers. The aim of the individually commissioned software adaptations is to create and deliver customer-specific adaptations for the purpose of integrating them into standard software products.

Handover and acceptance

Once the adjustments have been completed, it is handed over to the client for functional testing. The functional test is limited to a period of 4 weeks. At the request of SONAPRO or the client, if necessary, the functional test will be extended appropriately compared to the originally planned period. An extension of the period requires mutual consent, which may only be refused for important reasons. After the functional test has been successfully carried out, the client declares acceptance in writing. The functional test is considered to have been carried out successfully if the software solution meets the contractually agreed requirements in all respects. The final integration into the productive database is carried out by the client under his own responsibility.

Errors that only insignificantly impair the functionality of the solution itself or the functionality of individual modules of the solution for the client’s unhindered operations do not prevent acceptance. Such errors are documented in the declaration of acceptance and must be eliminated immediately by SONAPRO. The client is obliged to notify SONAPRO immediately if he becomes aware of deviations from the contractually agreed requirements during the functional tests. The client is obliged to declare acceptance immediately upon completion of the successfully carried out functional test. If the client does not comply with this obligation, SONAPRO can give the client a written deadline of 2 weeks to submit this declaration. If the client does not comply with the request within this period, acceptance is deemed to have taken place.

With the handover, the final program documentation is handed over. All exploitation rights to the final program documentation remain with SONAPRO. The client is entitled to create and use copies and short versions of this documentation for internal purposes.

Change procedure

The client and SONAPRO are aware that changes to the contractually agreed services may become necessary in the course of carrying out the adjustments. In this case, the following paragraphs must be followed, unless special regulations arise from the respective order.

The contractual partner who considers a change or addition to the scope of services defined in the order to be necessary shall inform the other contractual partner of the desired change in writing. The communication should already contain the proposal for a change to the treaty. The other contractual partner will check the change offer for its technical, organizational and economic feasibility and reasonableness within a maximum of 2 weeks. If a statement from the other contractual partner is not available after 2 weeks and the other contractual partner also allows a written grace period of a further 2 weeks to elapse unused, then this contractual partner undertakes to pay a contractual penalty of 0.5% per week or part thereof, maximum 5% on the total amount of the change contract offered. The contractual partners are obliged to consider legitimate requests for changes and additions from the other contractual partner. If the other contractual partner agrees to the change offer, the change agreement is concluded upon receipt of a corresponding written notification to the contractual partner requesting the change, which will be billed in accordance with the agreed daily rates for additional services. If the other contractual partner deviates from the offer, he will submit a revised offer in writing. The change agreement is then concluded with the written consent of the contractual partner. If an agreement cannot be reached, the desired contract change is considered rejected.

If the implementation of a desired service cannot be postponed, it must be carried out by SONAPRO at the express request of the client, even if the change procedure has not yet been completed and the execution does not place unreasonable demands on SONAPRO. If an agreement cannot be reached, SONAPRO is entitled to reimbursement of the necessary additional expenses. Requests for changes must always be made in writing and clearly and comprehensively specified. If a change within the meaning of the above paragraphs leads to a postponement of the date, the contractual partners will mutually agree on a new date. The agreed fee rates apply to all changes/additions.

Obligation to cooperate

The basis of the collaboration is a common, goal-oriented approach, which requires the mutual willingness of SONAPRO and the client to cooperate. The client’s cooperation creates the basis for the success of the respective order and the greatest possible benefit to the company during productive operation. In this sense, the client will support the activities of SONAPRO and create all the conditions necessary for the proper implementation of this contract. These include, among others:

Making technical, organizational and project-specific decisions. The starting point for this is that SONAPRO submits alternative suggestions regarding possible solutions. The decision on the preferred route must then be made by the client within three working days in order to avoid delays in deadlines and the associated increases in costs.
Supporting the SONAPRO in its tasks through active support, e.g. in collecting data. In particular, employees from the client’s specialist departments should be involved in the release workshops and the test phase, which results in significant learning and quality assurance effects.
Providing required company-specific know-how and information.
Release and availability of employees who are intended for collaboration, to the extent agreed with the project managers (at least 1 employee per department)
Participation of key users in the creation of documentation, especially user documentation (unless specifically commissioned, the creation and delivery is not part of the respective adjustments).
Internal implementation of the developed organizations and business processes.

The responsibility for the technical and company-specific accuracy of the respective order lies with the client. The technical contact persons are named and coordinated in a timely manner by the project manager on behalf of the client.

Waiting times resulting from the client’s culpable failure to comply with the customer’s obligation to cooperate and the resulting additional expenses on the part of SONAPRO will be invoiced separately based on effort.

Warranty

SONAPRO guarantees that the program and documentation are not afflicted with defects that nullify or reduce the value or suitability for the usual use or use stipulated in the contract.

The warranty period is 24 months and begins with final acceptance.

The client must report defects to SONAPRO immediately after they are discovered that are not already listed in the declaration of acceptance. This report must be combined with a specific description of the defect. Upon request, the client will provide SONAPRO with documents and information that SONAPRO needs to assess and eliminate the defects.

The warranty applies to the operating system environments and hardware configurations coordinated with SONAPRO, which are described in the specifications. The warranty is void if the client changes the software solution himself or has it changed by third parties without the consent of SONAPRO, unless the client proves that the defects still in question were not caused by the changes made by him or the third party, or the client acts in accordance with his rights under Section 637 of the German Civil Code (self-implementation). In the case of self-implementation, the client is obliged to adequately document the condition of the software before the self-implementation action begins and to send a copy of the documentation to SONAPRO.

In the event of a warranty claim, the client must give SONAPRO the appropriate time and opportunity to carry out all necessary work. When reporting a defect, the client provides the information required by SONAPRO to eliminate the defect and will support SONAPRO to the best of its ability in eliminating the defect. For the duration of the warranty, SONAPRO is entitled to copy the programs covered by the warranty onto its own systems.

SONAPRO’s warranty obligation does not extend to errors that are based on changes to the software carried out by the client or by third parties (unless SONAPRO’s subcontractors). If, during troubleshooting, it turns out that changes were not made by SONAPRO or by SONAPRO’s subcontractors and if the same changes are the cause of the error, SONAPRO will invoice the service after the service has been provided at the remuneration rates valid at that time.

The client’s claims for compensation for defects and consequential damages against SONAPRO are limited to an amount of 1.500.000,- euros. Further claims of the client – regardless of the legal reasons – against SONAPRO are excluded, unless otherwise regulated below, in particular a claim for compensation for damages that do not arise and/or exist in the delivered software itself (e.g. lost profits, missing savings, consequential damages, other financial losses); This exemption from liability does not apply if SONAPRO is liable due to intent, gross negligence or in cases of lack of guaranteed properties. If SONAPRO has breached essential contractual obligations negligently, but not through gross negligence, SONAPRO’s liability is limited to compensation for typical, foreseeable damage, but a maximum of 1.500.000,- euros.

Pricing

Unless otherwise agreed in writing, only the prices listed in the currently valid price list apply.

Subcontractors

SONAPRO may use subcontractors to provide the service with the prior written consent of the client. However, the use of subcontractors does not release SONAPRO from overall responsibility for fulfilling the performance obligations.

Secrecy

The contractual partners undertake to keep secret indefinitely all information that becomes accessible to them as part of the collaboration and which is designated as confidential or which is otherwise recognizable as business or trade secrets of the other party and, unless necessary to achieve the purpose of the contract, neither to record nor to pass on nor to exploit. The contractual partners will ensure through suitable contractual agreements with the employees and agents working for them that they also refrain from any use, disclosure or unauthorized recording of such business and trade secrets for an indefinite period.

Poach employees

SONAPRO and the client refrain from poaching employees of the contractual partner who work directly or indirectly during the duration of the business relationship and thereafter for a further 12 months.

Transfer of a right of use

The client and its subsidiaries have a right of use to the individual developments. The corresponding license rights apply with regard to the standard software of Microsoft Dynamics NAV as well as the standard modules of SONAPRO and those of the subcontractors. The Microsoft Dynamics NAV license rights are part of every order.

Contractual penalty

SONAPRO undertakes to pay 0.5% per week, up to a maximum of 5.0%, on the positions commissioned in the event that the handover date is exceeded by SONAPRO negligently or intentionally and the resulting complete or partial inoperability of the software solution. This does not apply to errors that only marginally affect the overall functionality.

Jurisdiction and place of jurisdiction

Unless otherwise mutually agreed, the place of jurisdiction is Chemnitz in Saxony, Germany.